La ética profesional

Hoy comentaba con algunos compañeros de trabajo acerca cuál es la cualidad más importante en un trabajador, y después de un tiempo de discusión llegamos a la conclusión de que la ética profesional es la más importante.
     Ahora, creo que es importante definir la ética laboral para poder entender por qué llegamos a esta conclusión. Según el PMI, el código de ética es algo parecido a lo siguiente:

• Mantener un estándar alto de integridad y conducta profesional
• Aceptar la responsabilidad de los actos
• Buscar continuamente como mejorar las capacidades profesionales
• Desenvolverse con equidad y honestidad
• Alentar a los demás a actuar de una manera ética y profesional

Si encontramos a un miembro del equipo que se desenvuelva con estos cinco puntos arriba mencionados, tenemos ahí a un excelente recurso.

     En muchos proyectos, al momento de haber un problema las personas comienzan a cubrirse y, algunas, a no hacerse responsables de sus actos. Esto no sólo daña al proyecto en sí, sino también el prestigio y reputación del equipo. Tomar responsabilidad de nuestras decisiones (buenas o malas) permite que podamos aprender, mejorar y estar mejor preparados.

     Las personas que no se hacen cargo de sus acciones, no se dan cuenta de que están haciendo algo mal; y en el mundo real, cuando algo no está mal, no lo arreglas.

El código de ética del PMI está disponible en la siguiente dirección: PMI Código de Ética

Trabajar más de 40 horas a la semana

En México y en el mundo hay muchas empresas que promueven que sus empleados trabajen más de 40 horas a la semana (u 8 horas diarias) para obtener más horas de trabajo por el mismo costo. En el caso de los proyectos, esto no debe aplicar de la misma manera.
     Un proyecto normalmente está estimado tomando en cuenta 40 horas semanales para el desarrollo de las actividades. Por ejemplo, si un equipo de cuatro personas calcula que cierta actividad la van a termninar en cinco semanas, el cálculo que hace el Project Manager es simple: 6 personas x 40 horas semanales x 5 semanas = 1200 horas. Si el equipo, para realizar el cálculo, tomó en cuenta que sus jornadas laborales son de 10 horas diarias, quiere decir que aunque terminen en tiempo, el costo de la actividad se incrementará.
     Supongamos que el equipo arriba mencionado logró terminar la actividad en cuatro semanas y dos días trabajando 10 horas diarias; tres días antes de lo planeado. En muchas empresas donde he trabajado esto sería considerado un éxito, pero al analizarlo bien nos damos cuenta que la actividad costó 1320 horas (6 personas x 50 horas semanales x 4.4 semanas = 1320 horas) ¡10% más de lo planeado!
     Normalmente, una desviación del 10% no es considerada grave, y en este momento el Project Manager puede decir que está en tiempo pero sobre el presupuesto, al menos para esa actividad.
     Desgraciadamente hay empresas donde sucede que aunque el empleado trabaje 10 o más horas diarias, al proyecto sólo se le cargan 8 horas. Esto es una práctica ilegal y como Project Manager no nos muestra un estado real del proyecto, sino más bien un reporte arreglado o "truqueado", el cual no sirve para tomar decisiones.
     Como Project Manager siempre debemos asegurarnos que las horas se capturen correctamente para poder tomar decisiones acertadas acerca del futuro del proyecto; además es importante pensar que una persona que trabaja 10 horas diarias está dos horas menos descansando, y a la larga puede repercutir en el desempeño laboral

Project Charter (Acta de Constitución del Proyecto)

Muchas veces me han preguntado ¿qué es el Project Charter? y recuerdo en mis inicios en la administración de proyectos también haberme hecho esta pregunta. La traducción es Acta de Constitución del Proyecto, la cual resume a un muy alto nivel las necesidades del proyecto, los objetivos y las entidades (pueden ser personas u organizaciones) que participarán en el desarrollo del proyecto.
     Según el PMBoK®, el Project Charter debe ser creado por alguien externo al proyecto, y es este documento el que designa al Project Manager con la autoridad necesaria dentro del proyecto para garantizar su realización. También hace una descripción de los objetivos generales, así como las razones por las cuales se está iniciando el proyecto; las cuales normalmente son por una necesidad comercial, un requisito legal, un avance de teconología (como la siguiente versión de un software), una solicitud de algún cliente, etc.
     Cabe destacar que este documento se le entrega al Project Manager una vez que el proyecto ya fue aprobado y está listo para iniciar, y es la responsabilidad del Project Manager asegurarse que tenga todas las firmas que aprueban el inicio del proyecto. En el mundo real esto a veces no sucede por diversos motivos, puede que sea un proyecto urgente o puede que sea una orden ejecutiva; sin embargo, iniciar un proyecto sin la autorización necesaria es riesgoso y puede llevarnos a perder dinero y tiempo. Por lo que mi recomendación es que, dentro de lo posible, se cuente con la autorización necesaria para iniciar el proyecto.
      Al revisar un Project Charter, es importante revisar que cuente con los siguientes puntos:

• Propósito
• Objetivos y sus criterios de éxito
• Requisitos generales del proyecto
• Cronograma de hitos
• Presupuesto estimado
• Riesgos de alto nivel
• Lista de stakeholders
• Nombre y autoridad asignada del Project Manager

     En resumen, el Project Charter es el documento que autoriza formalmente la iniciación de un proyecto.