martes, 26 de julio de 2011

Recursos para el examen de certificación PMP

Recibí un par de mensajes solicitando información de recursos para estudiar para el examen de certificación PMP. Hay muchos sitios donde se pueden encontrar ejemplos de preguntas o exámenes de práctica, incluso en varias páginas hay muestras gratis, pero la mayoría deben ser comprados. En lo personal yo utilicé los siguientes sitios web para estudiar:

  • http://www.pmstudy.com/ : Utilicé sólo una vez el examen gratuito y me sirvió para darme una idea del nivel y los errores que tenía
  • http://www.certgear.com/ : En este sitio compré la aplicación para el examen de simulación. Hay dos, yo sólo compré la primera debido a que no tenía mucho tiempo para hacer más exámenes
  • http://www.rmcproject.com/ : Aquí se puede comprar el libro PMP Exam Prep, 7th Edition para estudiar (Aunque yo lo compré en Amazon.com), a mi me sirvió bastante ya que no sólo es la teoría como en el PMBoK, sino que se aplica a casos específicos similares a lo que se encuentra en el examen
Con esos tres recursos, más el PMBoK y la asesoría de algunos amigos que ya habían presentado este examen, logré prepararme para obtener la certificación. Más o menos dediqué de tres a cuatro horas al día a estudiar durante un mes; pedí dos días libres en el trabajo (el día del examen y uno antes), en la mañana el día antes del examen presenté el último examen de prueba, depués repasé las áreas dónde me había equivocado, y a partir de las tres de la tarde me dediqué a descansar para llegar tranquilo al examen.
     Lo más importante para asegurar pasar el examen es responder desde la perspectiva del PMBoK, no desde nuestra experiencia o la vida real. Por dar un ejemplo, una pregunta como la siguiente puede presentarse en el examen:
  • Un Project Manager está siendo considerado para un proyecto en particular que trabajará exclusivamente con equipos virtuales globalmente. Él sólo tiene experiencia con equipos locales. ¿Qué debería hacer cuando platique de la oportunidad con el Sponsor (Patrocinador del Proyecto)?
    1. Como ha dirigido proyectos y equipos, no hace la diferenccia que estos sean solamente equipos virtuales globales, así que no necesita comentarlo.
    2. Debería evadir cualquier conversación acerca de los tipos de equipos involucrados para que el Sponsor no sepa que carece de experiencia en esta área.
    3. El Project Manager debería decirle al Sponsor que no ha tenido experiencia con equipos virtuales globales, pero discutir por qué piensa que él es un buen elemento para el proyecto de cualquier manera.
    4. El Project Manager debería decirle al Sponsor que no ha tenido experiencia con equipos virtuales globales y por lo tanto debe declinar la oferta.
Aunque en la vida real suceda a menudo, las respuestas 1 y 2 son incorrectas. La 1 porque hay muchos tipos de problemas en los equipos virtuales diferentes a los que el Project Manager ha experimentado, la 2 no es ética y constituye una mentira acerca de las habilidades.
     La respuesta 3 y 4 pueden ser correctas, así que es necesario elegir la más correcta. Ambas son éticas porque el Project Manager está diciendo la verdad, pero sólo una es correcta. La respuesta 4 es incorrecta, ya que el Project Manager puede tener habilidades que le permitan aprender rápidamente y beneficiar al proyecto. Por lo tanto, la respuesta correcta es la número 3.
     Por lo tanto, una vez habiendo estudiado, descansado y haber llegado a la sala del examen, olvídense del mundo real, piensen desde el punto de vista del PMBoK y seguramente no tendrán problemas para aprobarlo.

jueves, 21 de julio de 2011

La ética profesional

Hoy comentaba con algunos compañeros de trabajo acerca cuál es la cualidad más importante en un trabajador, y después de un tiempo de discusión llegamos a la conclusión de que la ética profesional es la más importante.
     Ahora, creo que es importante definir la ética laboral para poder entender por qué llegamos a esta conclusión. Según el PMI, el código de ética es algo parecido a lo siguiente:

  • Mantener un estándar alto de integridad y conducta profesional
  • Aceptar la responsabilidad de los actos
  • Buscar continuamente como mejorar las capacidades profesionales
  • Desenvolverse con equidad y honestidad
  • Alentar a los demás a actuar de una manera ética y profesional
Si encontramos a un miembro del equipo que se desenvuelva con estos cinco puntos arriba mencionados, tenemos ahí a un excelente recurso.
     En muchos proyectos, al momento de haber un problema las personas comienzan a cubrirse y, algunas, a no hacerse responsables de sus actos. Esto no sólo daña al proyecto en sí, sino también el prestigio y reputación del equipo. Tomar responsabilidad de nuestras decisiones (buenas o malas) permite que podamos aprender, mejorar y estar mejor preparados.
     Las personas que no se hacen cargo de sus acciones, no se dan cuenta de que están haciendo algo mal; y en el mundo real, cuando algo no está mal, no lo arreglas.

El código de ética del PMI está disponible en la siguiente dirección: PMI Código de Ética

martes, 5 de julio de 2011

Trabajar más de 40 horas a la semana

En México y en el mundo hay muchas empresas que promueven que sus empleados trabajen más de 40 horas a la semana (u 8 horas diarias) para obtener más horas de trabajo por el mismo costo. En el caso de los proyectos, esto no debe aplicar de la misma manera.
     Un proyecto normalmente está estimado tomando en cuenta 40 horas semanales para el desarrollo de las actividades. Por ejemplo, si un equipo de cuatro personas calcula que cierta actividad la van a termninar en cinco semanas, el cálculo que hace el Project Manager es simple: 6 personas x 40 horas semanales x 5 semanas = 1200 horas. Si el equipo, para realizar el cálculo, tomó en cuenta que sus jornadas laborales son de 10 horas diarias, quiere decir que aunque terminen en tiempo, el costo de la actividad se incrementará.
     Supongamos que el equipo arriba mencionado logró terminar la actividad en cuatro semanas y dos días trabajando 10 horas diarias; tres días antes de lo planeado. En muchas empresas donde he trabajado esto sería considerado un éxito, pero al analizarlo bien nos damos cuenta que la actividad costó 1320 horas (6 personas x 50 horas semanales x 4.4 semanas = 1320 horas) ¡10% más de lo planeado!
     Normalmente, una desviación del 10% no es considerada grave, y en este momento el Project Manager puede decir que está en tiempo pero sobre el presupuesto, al menos para esa actividad.
     Desgraciadamente hay empresas donde sucede que aunque el empleado trabaje 10 o más horas diarias, al proyecto sólo se le cargan 8 horas. Esto es una práctica ilegal y como Project Manager no nos muestra un estado real del proyecto, sino más bien un reporte arreglado o "truqueado", el cual no sirve para tomar decisiones.
     Como Project Manager siempre debemos asegurarnos que las horas se capturen correctamente para poder tomar decisiones acertadas acerca del futuro del proyecto; además es importante pensar que una persona que trabaja 10 horas diarias está dos horas menos descansando, y a la larga puede repercutir en el desempeño laboral

lunes, 4 de julio de 2011

Project Charter (Acta de Constitución del Proyecto)

Muchas veces me han preguntado ¿qué es el Project Charter? y recuerdo en mis inicios en la administración de proyectos también haberme hecho esta pregunta. La traducción es Acta de Constitución del Proyecto, la cual resume a un muy alto nivel las necesidades del proyecto, los objetivos y las entidades (pueden ser personas u organizaciones) que participarán en el desarrollo del proyecto.
     Según el PMBoK®, el Project Charter debe ser creado por alguien externo al proyecto, y es este documento el que designa al Project Manager con la autoridad necesaria dentro del proyecto para garantizar su realización. También hace una descripción de los objetivos generales, así como las razones por las cuales se está iniciando el proyecto; las cuales normalmente son por una necesidad comercial, un requisito legal, un avance de teconología (como la siguiente versión de un software), una solicitud de algún cliente, etc.
     Cabe destacar que este documento se le entrega al Project Manager una vez que el proyecto ya fue aprobado y está listo para iniciar, y es la responsabilidad del Project Manager asegurarse que tenga todas las firmas que aprueban el inicio del proyecto. En el mundo real esto a veces no sucede por diversos motivos, puede que sea un proyecto urgente o puede que sea una orden ejecutiva; sin embargo, iniciar un proyecto sin la autorización necesaria es riesgoso y puede llevarnos a perder dinero y tiempo. Por lo que mi recomendación es que, dentro de lo posible, se cuente con la autorización necesaria para iniciar el proyecto.
      Al revisar un Project Charter, es importante revisar que cuente con los siguientes puntos:

  • Propósito
  • Objetivos y sus criterios de éxito
  • Requisitos generales del proyecto
  • Cronograma de hitos
  • Presupuesto estimado
  • Riesgos de alto nivel
  • Lista de stakeholders
  • Nombre y autoridad asignada del Project Manager
     En resumen, el Project Charter es el documento que autoriza formalmente la iniciación de un proyecto.