En México ¿qué quiere decir Project Manager?

Últimamente me he topado con algunos comentarios un poco extraños de amigos que trabajan dentro del área de TI (Tecnologías de Información), tanto en la parte de administración de proyectos, como en la parte de desarrollo. Estos comentarios refieren al Project Manager como un "capataz" que sólo se dedica a dar vueltas por la oficina molestando gente y preguntando "¿cómo vas?".
     En la mayoría de las empresas de Software mexicanas, un "Project Manager" es una persona que lleva en la empresa el tiempo suficiente para que su jefe decida que es tiempo de darle una promoción y convertirlo en "jefe" de un equipo. Muchas veces este es un movimiento acertado, pero otras tantas no lo es; simplemente le otorgan poder a  una persona que no sabe como ejercerlo.
     Uno de los comentarios que me llamó la atención fue uno que decía así: "El equipo no tiene tiempo para hacer documentación", esta fue la respuesta de un Project Manager cuando mi amigo le preguntó qué documentos maneja para controlar el proyecto. Este mismo "Project Manager" decidió que era prioridad revisar la interfaz entre dos sistemas antes de revisar los requerimientos con el cliente. Este es un claro ejemplo de una persona 100% técnica que obtuvo una "promoción" sin tener la aptitud para realizar el trabajo.
     Otro de los comentarios que me hicieron, que aunque fue en broma es la manera en la que se ve a los Project Managers en nuestro país. El comentario era más bien una pregunta que decía así: "¿en qué parte de la capacitación de Project Manager se aprende cómo manejar el látigo?". No pude hacer nada más que reirme, pero desgraciadamente es la imagen que un miembro del equipo tiene del Project Manager.
     Podría seguir con esto durante muchos párrafos más, pero creo que ya entendieron mi idea. Una gran parte de las personas tienen la idea de que el Project Manager es el jefe y que sólo se dedica a molestar los demás miembros del equipo. Y esto no es culpa de nosotros, es culpa de las empresas que dan puestos de administración de proyectos a personas que no tienen los conocimientos ni la preparación para ejercer el puesto. Es difícil cambiarlo de abajo hacia arriba, lo más sencillo sería que las empresas comenzaran a contratar gente capacitada para los puestos, pero esto implica un costo más alto, y no todos están dispuestos a pagarlo.

Recursos para el examen de certificación PMP

Recibí un par de mensajes solicitando información de recursos para estudiar para el examen de certificación PMP. Hay muchos sitios donde se pueden encontrar ejemplos de preguntas o exámenes de práctica, incluso en varias páginas hay muestras gratis, pero la mayoría deben ser comprados. En lo personal yo utilicé los siguientes sitios web para estudiar:

• http://www.pmstudy.com/ : Utilicé sólo una vez el examen gratuito y me sirvió para darme una idea del nivel y los errores que tenía
• http://www.certgear.com/ : En este sitio compré la aplicación para el examen de simulación. Hay dos, yo sólo compré la primera debido a que no tenía mucho tiempo para hacer más exámenes
• http://www.rmcproject.com/ : Aquí se puede comprar el libro PMP Exam Prep, 7th Edition para estudiar (Aunque yo lo compré en Amazon.com), a mi me sirvió bastante ya que no sólo es la teoría como en el PMBoK, sino que se aplica a casos específicos similares a lo que se encuentra en el examen

Con esos tres recursos, más el PMBoK y la asesoría de algunos amigos que ya habían presentado este examen, logré prepararme para obtener la certificación. Más o menos dediqué de tres a cuatro horas al día a estudiar durante un mes; pedí dos días libres en el trabajo (el día del examen y uno antes), en la mañana el día antes del examen presenté el último examen de prueba, depués repasé las áreas dónde me había equivocado, y a partir de las tres de la tarde me dediqué a descansar para llegar tranquilo al examen.

     Lo más importante para asegurar pasar el examen es responder desde la perspectiva del PMBoK, no desde nuestra experiencia o la vida real. Por dar un ejemplo, una pregunta como la siguiente puede presentarse en el examen:

• Un Project Manager está siendo considerado para un proyecto en particular que trabajará exclusivamente con equipos virtuales globalmente. Él sólo tiene experiencia con equipos locales. ¿Qué debería hacer cuando platique de la oportunidad con el Sponsor (Patrocinador del Proyecto)?

1. Como ha dirigido proyectos y equipos, no hace la diferenccia que estos sean solamente equipos virtuales globales, así que no necesita comentarlo.
2. Debería evadir cualquier conversación acerca de los tipos de equipos involucrados para que el Sponsor no sepa que carece de experiencia en esta área.
3. El Project Manager debería decirle al Sponsor que no ha tenido experiencia con equipos virtuales globales, pero discutir por qué piensa que él es un buen elemento para el proyecto de cualquier manera.
4. El Project Manager debería decirle al Sponsor que no ha tenido experiencia con equipos virtuales globales y por lo tanto debe declinar la oferta.

Aunque en la vida real suceda a menudo, las respuestas 1 y 2 son incorrectas. La 1 porque hay muchos tipos de problemas en los equipos virtuales diferentes a los que el Project Manager ha experimentado, la 2 no es ética y constituye una mentira acerca de las habilidades.

     La respuesta 3 y 4 pueden ser correctas, así que es necesario elegir la más correcta. Ambas son éticas porque el Project Manager está diciendo la verdad, pero sólo una es correcta. La respuesta 4 es incorrecta, ya que el Project Manager puede tener habilidades que le permitan aprender rápidamente y beneficiar al proyecto. Por lo tanto, la respuesta correcta es la número 3.

     Por lo tanto, una vez habiendo estudiado, descansado y haber llegado a la sala del examen, olvídense del mundo real, piensen desde el punto de vista del PMBoK y seguramente no tendrán problemas para aprobarlo.

La ética profesional

Hoy comentaba con algunos compañeros de trabajo acerca cuál es la cualidad más importante en un trabajador, y después de un tiempo de discusión llegamos a la conclusión de que la ética profesional es la más importante.
     Ahora, creo que es importante definir la ética laboral para poder entender por qué llegamos a esta conclusión. Según el PMI, el código de ética es algo parecido a lo siguiente:

• Mantener un estándar alto de integridad y conducta profesional
• Aceptar la responsabilidad de los actos
• Buscar continuamente como mejorar las capacidades profesionales
• Desenvolverse con equidad y honestidad
• Alentar a los demás a actuar de una manera ética y profesional

Si encontramos a un miembro del equipo que se desenvuelva con estos cinco puntos arriba mencionados, tenemos ahí a un excelente recurso.

     En muchos proyectos, al momento de haber un problema las personas comienzan a cubrirse y, algunas, a no hacerse responsables de sus actos. Esto no sólo daña al proyecto en sí, sino también el prestigio y reputación del equipo. Tomar responsabilidad de nuestras decisiones (buenas o malas) permite que podamos aprender, mejorar y estar mejor preparados.

     Las personas que no se hacen cargo de sus acciones, no se dan cuenta de que están haciendo algo mal; y en el mundo real, cuando algo no está mal, no lo arreglas.

El código de ética del PMI está disponible en la siguiente dirección: PMI Código de Ética

Trabajar más de 40 horas a la semana

En México y en el mundo hay muchas empresas que promueven que sus empleados trabajen más de 40 horas a la semana (u 8 horas diarias) para obtener más horas de trabajo por el mismo costo. En el caso de los proyectos, esto no debe aplicar de la misma manera.
     Un proyecto normalmente está estimado tomando en cuenta 40 horas semanales para el desarrollo de las actividades. Por ejemplo, si un equipo de cuatro personas calcula que cierta actividad la van a termninar en cinco semanas, el cálculo que hace el Project Manager es simple: 6 personas x 40 horas semanales x 5 semanas = 1200 horas. Si el equipo, para realizar el cálculo, tomó en cuenta que sus jornadas laborales son de 10 horas diarias, quiere decir que aunque terminen en tiempo, el costo de la actividad se incrementará.
     Supongamos que el equipo arriba mencionado logró terminar la actividad en cuatro semanas y dos días trabajando 10 horas diarias; tres días antes de lo planeado. En muchas empresas donde he trabajado esto sería considerado un éxito, pero al analizarlo bien nos damos cuenta que la actividad costó 1320 horas (6 personas x 50 horas semanales x 4.4 semanas = 1320 horas) ¡10% más de lo planeado!
     Normalmente, una desviación del 10% no es considerada grave, y en este momento el Project Manager puede decir que está en tiempo pero sobre el presupuesto, al menos para esa actividad.
     Desgraciadamente hay empresas donde sucede que aunque el empleado trabaje 10 o más horas diarias, al proyecto sólo se le cargan 8 horas. Esto es una práctica ilegal y como Project Manager no nos muestra un estado real del proyecto, sino más bien un reporte arreglado o "truqueado", el cual no sirve para tomar decisiones.
     Como Project Manager siempre debemos asegurarnos que las horas se capturen correctamente para poder tomar decisiones acertadas acerca del futuro del proyecto; además es importante pensar que una persona que trabaja 10 horas diarias está dos horas menos descansando, y a la larga puede repercutir en el desempeño laboral

Project Charter (Acta de Constitución del Proyecto)

Muchas veces me han preguntado ¿qué es el Project Charter? y recuerdo en mis inicios en la administración de proyectos también haberme hecho esta pregunta. La traducción es Acta de Constitución del Proyecto, la cual resume a un muy alto nivel las necesidades del proyecto, los objetivos y las entidades (pueden ser personas u organizaciones) que participarán en el desarrollo del proyecto.
     Según el PMBoK®, el Project Charter debe ser creado por alguien externo al proyecto, y es este documento el que designa al Project Manager con la autoridad necesaria dentro del proyecto para garantizar su realización. También hace una descripción de los objetivos generales, así como las razones por las cuales se está iniciando el proyecto; las cuales normalmente son por una necesidad comercial, un requisito legal, un avance de teconología (como la siguiente versión de un software), una solicitud de algún cliente, etc.
     Cabe destacar que este documento se le entrega al Project Manager una vez que el proyecto ya fue aprobado y está listo para iniciar, y es la responsabilidad del Project Manager asegurarse que tenga todas las firmas que aprueban el inicio del proyecto. En el mundo real esto a veces no sucede por diversos motivos, puede que sea un proyecto urgente o puede que sea una orden ejecutiva; sin embargo, iniciar un proyecto sin la autorización necesaria es riesgoso y puede llevarnos a perder dinero y tiempo. Por lo que mi recomendación es que, dentro de lo posible, se cuente con la autorización necesaria para iniciar el proyecto.
      Al revisar un Project Charter, es importante revisar que cuente con los siguientes puntos:

• Propósito
• Objetivos y sus criterios de éxito
• Requisitos generales del proyecto
• Cronograma de hitos
• Presupuesto estimado
• Riesgos de alto nivel
• Lista de stakeholders
• Nombre y autoridad asignada del Project Manager

     En resumen, el Project Charter es el documento que autoriza formalmente la iniciación de un proyecto.

Certificación PMP

La credencial de Project Manager Professional (PMP®) es la certificación con más reconocimiento en América para los administradores de proyectos. En Europa es un poco más reconocida la credencial de Prince2, ya que es un estándar británico a diferencia de la credencial PMP® que es un estándar estadounidense.
     En México y América Latina, la credencial del Project Management Institute sigue siendo más común pero no por eso mejor. Al analizar ambos estándares, podemos darnos cuenta que son muy parecidos.
     Pero no quiero desviarme del tema, el punto de esta entrada es hablar de la certificación PMP®, la cual demuestra que el Project Manager tiene la educación y la competencia requerida para administrar y dirigir proyectos.
     Para poder aplicar a este examen, el candidato debe tener un título universitario y contar con 4,500 horas de experiencia en administración de proyectos; o un certificado de preparatoria y 7,500 horas de experiencia laboral. Además de eso, es necesario cursar 35 horas de educación certificada por el Project Management Institute.
     Ahora la pregunta importante es quién debe aplicar para esta credencial. Si crees que es correcta para tí y es lo que estás buscando, ingresa a la página del PMI y comienza el proceso, en verdad es muy gratificante.

Identifica tus contactos (Stakeholders)

Dentro de un proyecto siempre existirán varias personas que tienen cierta importancia dentro del proyecto. Es importante ubicar a cada uno de ellos y saber su impacto dentro de las decisiones del proyecto.
     Supongamos que nuestro proyecto es construir una casa. Para empezar tenemos al dueño de la casa, al arquitecto, al grupo de albañiles y a la casa de materiales. En una obra es probable que tengamos más, pero para este ejemplo, dejaremos sólo estos cuatro:

• El dueño es el cliente, es quien toma las decisiones finales. Nada se hace a menos que haya dicho que sí. De igual manera es impotante consultar con él el presupuesto y las propuestas nuevas; también es probable que de un día para otro, llegue con un cambio completo de planes. Normalmente (o al menos para este ejemplo) el dueño sólo tendría contacto con el arquitecto.
• El arquitecto es quien diseña la casa. Trabaja muy de cerca con el cliente, para saber qué es lo que quiere y trasladarlo a un plano. Una vez que tiene los requerimientos de la casa completos, los traduce a un lenguaje que la Casa de materiales y los albañiles pueden entender; es decir, un plano.
• El grupo de albañiles trabaja siguiendo las pautas que le da el arquitecto, pero su trabajo depende de que la Casa de materiales y el arquitecto hagan el suyo.
• Pro último, la Casa de materiales es un proveedor. No trabaja directamente dentro del proyecto; sin embargo su trabajo es básico para poder completarlo.

     Como Project Manager (Administrador de proyecto) de este proyecto, sería importante conocer quien es el punto de contacto de cada uno y también quien es su superior, en caso de necesitar escalar algún problema.

     Entre más ubicados tienes a tus contactos, más fácil y rápido es conseguir que las cosas sucedan. Así que siempre que trabajes en un proyecto, que esta tarea sea de las primeras que hagas.

Lo básico de la Administración de Proyectos

La administración de proyectos parece ser ahora la nueva especialidad que todos quieren. Las empresas poco a poco se han dado cuenta de la importancia de una buena administración para que sus proyectos funcionen.
     Una de las ventajas de esta disciplina, es que no es necesario tener un grado para poder acceder a ella, y tampoco una especialización. Es normal que un Ingeniero en Sistemas se especialice en Administración de proyectos de sistemas, al igual que un Economista lo puede hacer en proyectos financieros.
     Para comenzar a prepararte como Project Manager Professional (que es la certificación que otorga el Project Management Institute), es importante conocer acerca de esto. El libro A Guide to the Project Management Body of Knowledge: (Pmbok Guide) ofrece toda la información necesaria para llevar a cabo la administración de un proyecto; desde la concepción del proyecto hasta la conclusión del mismo, pasando por la planeación, ejecución y monitoreo.
     La planeación es una de las partes más importantes de la Administración de Proyectos, pero no deja de lado las demás fases del mismo. Es importante hacer énfasis en que si queremos que un proyecto sea exitoso, debemos conocer todo el proceso y darle un seguimiento correcto; de nada sirve tener una excelente planeación, si al momento de ejecutarlo permitimos fallas.
     Este Blog (como su nombre lo indica) está enfocado a los proyectos en el mundo real, así que no esperen que todos sean tal y como lo dice la teoría. En mi experiencia, nunca he tenido a mi cargo un proyecto que durante toda su elaboración no tenga cambios. Estamos sujetos a cambios en el contrato, en fechas, en presupuesto, en alcance, etc. mientras dure el proyecto. Así que pueden comenzar por la teoría, después se enfrentarán a la realidad.
     En la siguiente publicación, hablaré de las herramientas que utilizo para realizar mi trabajo.